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Excel表格進(jìn)行倉(cāng)庫(kù)、進(jìn)銷存管理是否可行，與倉(cāng)庫(kù)管理軟件有什么區(qū)別
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作者:proaf583983
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發(fā)布時(shí)間: 2017-09-30
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經(jīng)常有用戶問(wèn)到，使用Excel管理倉(cāng)庫(kù)庫(kù)存，或者管理進(jìn)銷存賬目，與軟件有什么區(qū)別，那么我們到底用Excel表來(lái)進(jìn)行倉(cāng)庫(kù)管理與使用專業(yè)的軟件，到底有什么區(qū)別呢？
經(jīng)常有用戶問(wèn)到，使用Excel管理倉(cāng)庫(kù)庫(kù)存，或者管理進(jìn)銷存賬目，與軟件有什么區(qū)別，那么我們到底用Excel表來(lái)進(jìn)行倉(cāng)庫(kù)管理與使用專業(yè)的軟件，到底有什么區(qū)別呢？
（1）單個(gè)Excel表格，通常只能進(jìn)行一個(gè)靜態(tài)的物料臺(tái)賬記錄，也就是說(shuō)，數(shù)量變化了，就到表格里邊修改一下；這種方式管理庫(kù)存，由于沒(méi)有歷史關(guān)系，時(shí)間一長(zhǎng)或者管理者換人，自己都不記得自己什么時(shí)候修改過(guò)，那絕對(duì)是一筆糊涂賬，與之對(duì)比，絕大多數(shù)專業(yè)的倉(cāng)庫(kù)軟件，物料的數(shù)量、金額、成本都是自動(dòng)計(jì)算的，也就是說(shuō)，我們記錄的是每日的出入庫(kù)流水，系統(tǒng)自動(dòng)計(jì)算庫(kù)存數(shù)量和成本的變化情況；
（2）那么，有些用戶對(duì)Excel更熟悉一些，我們可以通過(guò)多個(gè)Excel表的關(guān)聯(lián)公式，實(shí)現(xiàn)每天記錄進(jìn)出庫(kù)記錄，貨品臺(tái)賬自動(dòng)計(jì)算，這樣是不是可以進(jìn)行簡(jiǎn)單的倉(cāng)庫(kù)管理呢。實(shí)際上，這樣也存在幾個(gè)不方便和不安全的地方：1，由于Excel過(guò)于開(kāi)放，如果某天不小心誤刪誤改了公式，數(shù)據(jù)將完全混亂，而且很難重新理清；2，Excel中錄入模式由于缺少關(guān)聯(lián)性和索引，錄入效率大大低于專業(yè)倉(cāng)庫(kù)管理軟件，同時(shí)操作出錯(cuò)的可能性更大（例如，由于沒(méi)有信息提醒，物品編號(hào)輸入錯(cuò)誤導(dǎo)致庫(kù)存變化張冠李戴，卻根本沒(méi)有人發(fā)現(xiàn)）；3，通常完整的倉(cāng)庫(kù)進(jìn)銷存管理，遠(yuǎn)遠(yuǎn)不止貨品+出入庫(kù)記錄這兩層管理，實(shí)際上，通常會(huì)有物品表，訂單表，出入庫(kù)單表，出入庫(kù)明細(xì)表（一個(gè)單據(jù)包含多種物品的出入庫(kù)），采購(gòu)表，領(lǐng)用申請(qǐng)單，調(diào)撥單，盤點(diǎn)單，更可根據(jù)業(yè)務(wù)需求，衍生出金額結(jié)算單，物流信息，庫(kù)位信息，批次及過(guò)期信息，生產(chǎn)領(lǐng)料及損耗信息......所以隨著管理的深入，即使是Excel高手，也很難有效的維護(hù)系統(tǒng)正常運(yùn)行；
（3）即便頂級(jí)的Excel高手，解決了上述的問(wèn)題，我們還會(huì)面臨新的調(diào)整，Excel的容量和性能問(wèn)題；2003及之前版本的Excel只能有65000多行，最新的Excel一個(gè)表也最多100萬(wàn)行，并且隨著Excel行數(shù)的增加到一定量以后，打開(kāi)速度和處理性能將急劇降低，即便你只是需要錄入一筆今日的新單據(jù)，也必須忍受打開(kāi)整個(gè)表格的過(guò)程，甚至還要先移動(dòng)到表格最后去執(zhí)行添加，這簡(jiǎn)直就是越用越痛苦的過(guò)程，時(shí)間和人力成本的浪費(fèi)已經(jīng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)超過(guò)一套基礎(chǔ)的倉(cāng)庫(kù)系統(tǒng)的投入了；
（2）那么，有些用戶對(duì)Excel更熟悉一些，我們可以通過(guò)多個(gè)Excel表的關(guān)聯(lián)公式，實(shí)現(xiàn)每天記錄進(jìn)出庫(kù)記錄，貨品臺(tái)賬自動(dòng)計(jì)算，這樣是不是可以進(jìn)行簡(jiǎn)單的倉(cāng)庫(kù)管理呢。實(shí)際上，這樣也存在幾個(gè)不方便和不安全的地方：1，由于Excel過(guò)于開(kāi)放，如果某天不小心誤刪誤改了公式，數(shù)據(jù)將完全混亂，而且很難重新理清；2，Excel中錄入模式由于缺少關(guān)聯(lián)性和索引，錄入效率大大低于專業(yè)倉(cāng)庫(kù)管理軟件，同時(shí)操作出錯(cuò)的可能性更大（例如，由于沒(méi)有信息提醒，物品編號(hào)輸入錯(cuò)誤導(dǎo)致庫(kù)存變化張冠李戴，卻根本沒(méi)有人發(fā)現(xiàn)）；3，通常完整的倉(cāng)庫(kù)進(jìn)銷存管理，遠(yuǎn)遠(yuǎn)不止貨品+出入庫(kù)記錄這兩層管理，實(shí)際上，通常會(huì)有物品表，訂單表，出入庫(kù)單表，出入庫(kù)明細(xì)表（一個(gè)單據(jù)包含多種物品的出入庫(kù)），采購(gòu)表，領(lǐng)用申請(qǐng)單，調(diào)撥單，盤點(diǎn)單，更可根據(jù)業(yè)務(wù)需求，衍生出金額結(jié)算單，物流信息，庫(kù)位信息，批次及過(guò)期信息，生產(chǎn)領(lǐng)料及損耗信息......所以隨著管理的深入，即使是Excel高手，也很難有效的維護(hù)系統(tǒng)正常運(yùn)行；
（3）即便頂級(jí)的Excel高手，解決了上述的問(wèn)題，我們還會(huì)面臨新的調(diào)整，Excel的容量和性能問(wèn)題；2003及之前版本的Excel只能有65000多行，最新的Excel一個(gè)表也最多100萬(wàn)行，并且隨著Excel行數(shù)的增加到一定量以后，打開(kāi)速度和處理性能將急劇降低，即便你只是需要錄入一筆今日的新單據(jù)，也必須忍受打開(kāi)整個(gè)表格的過(guò)程，甚至還要先移動(dòng)到表格最后去執(zhí)行添加，這簡(jiǎn)直就是越用越痛苦的過(guò)程，時(shí)間和人力成本的浪費(fèi)已經(jīng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)超過(guò)一套基礎(chǔ)的倉(cāng)庫(kù)系統(tǒng)的投入了；
（4）解決了賬面記錄的問(wèn)題，專業(yè)的倉(cāng)庫(kù)進(jìn)銷存軟件還在分析統(tǒng)計(jì)方面遠(yuǎn)遠(yuǎn)超過(guò)Excel，各種常用的統(tǒng)計(jì)分析基本都可以直接完成，即便與自己需要的統(tǒng)計(jì)格式有一定差異，將系統(tǒng)生成的統(tǒng)計(jì)表導(dǎo)出Excel進(jìn)行二次統(tǒng)計(jì)，效率和準(zhǔn)確度都比自己從Excel中設(shè)置公式要簡(jiǎn)單很多;
（5）利用Excel來(lái)進(jìn)行庫(kù)存管理，還存在一個(gè)大的問(wèn)題，就是多人協(xié)同的問(wèn)題，部署某些Excel共享軟件可以在小范圍內(nèi)解決，但是由于缺少權(quán)限定義，Excel中數(shù)據(jù)被誤修改和誤刪除，沒(méi)有日志記錄，不能落實(shí)責(zé)任的信息共享是一種很糟糕的管理手段。與之對(duì)比，專業(yè)的倉(cāng)庫(kù)管理軟件不僅能單機(jī)管理，局域網(wǎng)內(nèi)聯(lián)網(wǎng)，甚至還可以手機(jī)APP實(shí)時(shí)進(jìn)行庫(kù)存查詢，申請(qǐng)，審核，出入庫(kù)，盤點(diǎn)等操作，與電腦端實(shí)時(shí)數(shù)據(jù)同步。
從這些方面看，如果我們要用Excel表格把倉(cāng)庫(kù)管理好，人力投入、時(shí)間成本、長(zhǎng)期運(yùn)維成本核算下來(lái)，可能遠(yuǎn)遠(yuǎn)超過(guò)一套專業(yè)的倉(cāng)庫(kù)進(jìn)銷存管理軟件的費(fèi)用。
那么，如果我們要從Excel管理庫(kù)存進(jìn)銷存進(jìn)化到通過(guò)軟件系統(tǒng)管理，那種產(chǎn)品適合我們呢？通常我們應(yīng)該從這幾個(gè)方面考慮：
（1）通常最基礎(chǔ)的倉(cāng)庫(kù)進(jìn)銷存軟件是單機(jī)或局域網(wǎng)中幾臺(tái)電腦使用的，這種適合小規(guī)模的用戶或企業(yè)內(nèi)部的簡(jiǎn)單倉(cāng)庫(kù)物資出入庫(kù)管理，這方面，冠唐倉(cāng)庫(kù)管理軟件提供了免費(fèi)版，專業(yè)版，企業(yè)版（支持庫(kù)位，批次，BOM組裝，生產(chǎn)加工等高級(jí)應(yīng)用場(chǎng)景）等選擇；
（2）如果管理的協(xié)同性提高，例如，銷售，生產(chǎn)，倉(cāng)庫(kù)管理員均需要實(shí)時(shí)進(jìn)行庫(kù)存查詢，訂單提交，領(lǐng)料申請(qǐng)，出入庫(kù)執(zhí)行，盤點(diǎn)等操作，那就適合APP+微信+電腦協(xié)同管理模式的《冠唐云倉(cāng)庫(kù)》、《冠唐云銷售》一類的產(chǎn)品，這也是移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)與企業(yè)信息化結(jié)合的長(zhǎng)期趨勢(shì)。
（3）另外，我們也需要從應(yīng)用場(chǎng)景選擇適合自己需要的倉(cāng)庫(kù)進(jìn)銷存軟件，
如果是偏重于簡(jiǎn)單的企業(yè)內(nèi)部倉(cāng)庫(kù)管理，一般使用《冠唐云倉(cāng)庫(kù)》更合適，可以有適合內(nèi)部管理的各種出入庫(kù)，盤點(diǎn)，領(lǐng)用申請(qǐng)等功能；
如果是銷售型企業(yè)，那《冠唐云銷售》會(huì)更適合，這是一款全面的采購(gòu)+銷售訂單+財(cái)務(wù)+庫(kù)存+備料發(fā)貨一體化的ERP類的進(jìn)銷存軟件，適合多人協(xié)同，按流程進(jìn)行訂單提交->審核->備料->發(fā)貨->確認(rèn)，各個(gè)用戶可以在電腦端或微信端執(zhí)行各自的業(yè)務(wù)操作，庫(kù)存自動(dòng)進(jìn)行鎖定、扣減等操作，該版本的功能已經(jīng)不再局限于直接的出入庫(kù)操作。
（5）利用Excel來(lái)進(jìn)行庫(kù)存管理，還存在一個(gè)大的問(wèn)題，就是多人協(xié)同的問(wèn)題，部署某些Excel共享軟件可以在小范圍內(nèi)解決，但是由于缺少權(quán)限定義，Excel中數(shù)據(jù)被誤修改和誤刪除，沒(méi)有日志記錄，不能落實(shí)責(zé)任的信息共享是一種很糟糕的管理手段。與之對(duì)比，專業(yè)的倉(cāng)庫(kù)管理軟件不僅能單機(jī)管理，局域網(wǎng)內(nèi)聯(lián)網(wǎng)，甚至還可以手機(jī)APP實(shí)時(shí)進(jìn)行庫(kù)存查詢，申請(qǐng)，審核，出入庫(kù)，盤點(diǎn)等操作，與電腦端實(shí)時(shí)數(shù)據(jù)同步。
從這些方面看，如果我們要用Excel表格把倉(cāng)庫(kù)管理好，人力投入、時(shí)間成本、長(zhǎng)期運(yùn)維成本核算下來(lái)，可能遠(yuǎn)遠(yuǎn)超過(guò)一套專業(yè)的倉(cāng)庫(kù)進(jìn)銷存管理軟件的費(fèi)用。
那么，如果我們要從Excel管理庫(kù)存進(jìn)銷存進(jìn)化到通過(guò)軟件系統(tǒng)管理，那種產(chǎn)品適合我們呢？通常我們應(yīng)該從這幾個(gè)方面考慮：
（1）通常最基礎(chǔ)的倉(cāng)庫(kù)進(jìn)銷存軟件是單機(jī)或局域網(wǎng)中幾臺(tái)電腦使用的，這種適合小規(guī)模的用戶或企業(yè)內(nèi)部的簡(jiǎn)單倉(cāng)庫(kù)物資出入庫(kù)管理，這方面，冠唐倉(cāng)庫(kù)管理軟件提供了免費(fèi)版，專業(yè)版，企業(yè)版（支持庫(kù)位，批次，BOM組裝，生產(chǎn)加工等高級(jí)應(yīng)用場(chǎng)景）等選擇；
（2）如果管理的協(xié)同性提高，例如，銷售，生產(chǎn)，倉(cāng)庫(kù)管理員均需要實(shí)時(shí)進(jìn)行庫(kù)存查詢，訂單提交，領(lǐng)料申請(qǐng)，出入庫(kù)執(zhí)行，盤點(diǎn)等操作，那就適合APP+微信+電腦協(xié)同管理模式的《冠唐云倉(cāng)庫(kù)》、《冠唐云銷售》一類的產(chǎn)品，這也是移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)與企業(yè)信息化結(jié)合的長(zhǎng)期趨勢(shì)。
（3）另外，我們也需要從應(yīng)用場(chǎng)景選擇適合自己需要的倉(cāng)庫(kù)進(jìn)銷存軟件，
如果是偏重于簡(jiǎn)單的企業(yè)內(nèi)部倉(cāng)庫(kù)管理，一般使用《冠唐云倉(cāng)庫(kù)》更合適，可以有適合內(nèi)部管理的各種出入庫(kù)，盤點(diǎn)，領(lǐng)用申請(qǐng)等功能；
如果是銷售型企業(yè)，那《冠唐云銷售》會(huì)更適合，這是一款全面的采購(gòu)+銷售訂單+財(cái)務(wù)+庫(kù)存+備料發(fā)貨一體化的ERP類的進(jìn)銷存軟件，適合多人協(xié)同，按流程進(jìn)行訂單提交->審核->備料->發(fā)貨->確認(rèn)，各個(gè)用戶可以在電腦端或微信端執(zhí)行各自的業(yè)務(wù)操作，庫(kù)存自動(dòng)進(jìn)行鎖定、扣減等操作，該版本的功能已經(jīng)不再局限于直接的出入庫(kù)操作。